Flujo de caja para pymes: cómo saber si te va a alcanzar la plata

Puedes tener un buen mes en ventas y quedarte sin plata para los sueldos. No es mala suerte: la ganancia y la caja son cosas distintas. El flujo de caja te dice, semana a semana, si la plata que tienes y la que va a entrar alcanzan para lo que tienes que pagar.

1. Ganancia no es caja

La ganancia es lo que te queda de lo vendido después de restar los costos (en cómo calcular el margen está paso a paso). La caja es la plata que tienes hoy en la cuenta y en el cajón. Se separan por varias razones:

• Te pagan después. Si vendes con factura a 30 días, la venta cuenta este mes, pero la plata llega el próximo.
• Pagas antes. La mercadería o los repuestos los compras hoy y los vendes en semanas.
• Pagos con fecha fija. Sueldos, arriendo, el F29 del IVA: vencen el día que vencen, aunque esa semana hayas vendido poco.
• Salidas que no son gasto. La cuota de un crédito, el IVA que pagas o lo que retiras para ti sacan plata de la cuenta aunque no cambien tu margen.

2. Cómo proyectarlo por semanas

No necesitas un sistema contable. Basta una tabla con una fila por semana:

• Parte con el saldo de hoy: lo que tienes en el banco y en caja.
• Anota lo que va a entrar cada semana, sólo lo que esperas cobrar de verdad: ventas normales y pagos de clientes con fecha.
• Anota lo que va a salir, con su semana: proveedores, arriendo, sueldos, imposiciones, IVA, cuotas.
• Saldo de la semana = saldo anterior + entradas − salidas. Ese saldo es el punto de partida de la semana siguiente.

Mira al menos 8 semanas hacia adelante y busca la semana con el saldo más bajo: ahí está el problema, si lo hay.

3. Un ejemplo: un taller mecánico

Un taller de ejemplo parte hoy con $2.400.000 en la cuenta:

Tres semanas tranquilas y, en la cuarta, faltan $100.000 justo cuando hay que pagar sueldos. La razón: una empresa cliente le debe al taller $1.500.000 por trabajos ya hechos, pero los paga recién en la semana 5. En el papel, el taller ganó; en la cuenta, no alcanza.

Visto con un mes de anticipación, tiene arreglo. Mirando sólo el saldo de hoy ($2.400.000), parecía que no había problema.

4. Qué hacer si ves un hoyo

• Cobra antes. Llama al cliente, pide un abono o adelanta la factura.
• Conversa con el proveedor antes del vencimiento, no después. Mover un pago una semana suele ser posible si avisas.
• No compres stock de más en las semanas justas.
• Si usas la línea de crédito, que sea sabiendo cuánto necesitas y por cuántos días.
• Aparta el IVA a medida que vendes, para que el F29 no sea el hoyo (en cuánto IVA apartar cada mes).

5. Errores comunes

• Mirar sólo el saldo de hoy. Lo que importa es el saldo de la semana más baja que viene.
• Contar ventas que todavía no te pagan como si ya estuvieran en la cuenta.
• Olvidar las salidas que no son gasto: IVA, cuotas, retiros del dueño.
• Proyectar una vez y no actualizar. Cada semana cambia algo: vuelve a mirarlo con lo que entró y salió de verdad.

6. Cada cuánto mirarlo

Una vez por semana, siempre el mismo día, basta para la mayoría de las pymes. Toma diez minutos: corriges lo que ya pasó (lo que entró y salió de verdad), agregas una semana nueva al final y miras de nuevo cuál es la semana más baja. Si un cliente se atrasa o aparece un gasto que no tenías, lo ves con semanas de margen y no el día que la cuenta no alcanza.